„Dokumentenmanagement mit technischen Strukturen" lautet das Credo von Alois Hörl, IT Teamleiter Business Application. Das im Unternehmen eingesetzte Tool zur CAD-Datenverwaltung, Autodesk Vault, hat sich für das Management der Produktdaten bewährt. Den gesamten Bereich der auftragsrelevanten Daten deckt es jedoch nicht ab: Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Schriftverkehr, Dokumentationen, Protokolle, prozessbeschreibende Excel-Listen, Verträge. Diese verwaltet der Anlagenbauer daher in PRO.FILE als zentraler DMS-Lösung.

Durchgängiges DMS-Konzept entlang der gesamten Wertschöpfungskette

Für Hörl besitzt die DMS-Lösung einen entscheidenden Vorteil gegenüber herkömmlichen DMS oder auch Collaborations-Plattformen wie Microsoft Teams und SharePoint: Weil sie im Produktionsbereich zu Hause ist, lassen sich damit stücklistenartige Strukturen verwalten. Zusätzlich integriert die Software bei Scheuch sämtliche produktfernen Dokumente aus beliebigen angrenzenden Systemen - aus SAP S/4HANA, aus Microsoft Office und Outlook, aus dem selbst entwickelten Vertriebstool für die Erstellung von Angeboten und Kalkulationen und vielem mehr.

So hat der Anlagenbauer ein durchgehendes DMS-Konzept realisiert, in dem PRO.FILE als zentrale Drehscheibe geschäftsrelevante Daten aus verschiedensten IT-Systemen zusammenführt, berechtigten Anwendern zur Verfügung stellt und schließlich revisionssicher archiviert. Bei Scheuch verlaufen angesichts eines zunehmenden Auslandsgeschäfts auch die Lieferketten stark international. Das PRO.FILE-DMS stellt auf allen Stufen der Wertschöpfung eine effiziente und produktive Infrastruktur zur Verfügung. Installiert und in die bestehende Systemlandschaft integriert hat es trisoft.

„Die meisten PLM-Anbieter glauben, PDM plus ERP-Kopplung sei schon ein Product-Lifecycle-Management", erklärt trisoft-Geschäftsführer DI Herbert Schlacher. „PRO.FILE hingegen geht darüber weit hinaus und bindet alle unternehmens- und geschäftsbezogenen Informationen mit ein, nicht nur ERP-Daten."

Abbildung komplexer Strukturen in PRO.FILE

„Wir können in PRO.FILE Strukturen, ähnlich wie Baugruppen im CAD-Bereich, abbilden", beschreibt Hörl die Arbeitsweise mit dem DMS. Zu einer Mappe „Auftrag" lassen sich beliebige Untermappen für Bestellungen, Angebote und anderes anlegen und automatisch miteinander verknüpfen. „Solche Strukturen kann man mit herkömmlichen DMS nicht automatisiert abbilden", betont der IT Teamleiter.

So werden etwa in einer Angebotsmappe alle Dokumente gesammelt, die während des Angebotsprozesses entstehen: E-Mails, Kostenvoranschläge, technische Auslegungsdaten. Wird das Angebot zu einem Auftrag, schließt sich die Angebotsmappe und wird automatisch unter die eröffnete Auftragsmappe gehängt. An die Verschachtelung der Mappen schließt sich ein zweiter Mehrwert an: der hohe Automatisierungsgrad innerhalb der Strukturen. Eingehende Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine verwaltet Scheuch gleichfalls mit PRO.FILE.

Automatisierte Eingangsbelegverarbeitung

Für Eingangsbelege kommt die OCR-Software IRISXtract™ for Documents zum Einsatz, mit der beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine gescannt werden. Die Daten der erfassten Belege werden anschließend aus IRISXtract heraus mit den Bestellungen im ERP abgeglichen, validiert und mit den Scans nach PRO.FILE übergeben.

Heutzutage werden Eingangsbelege zu 90 Prozent per Mail verschickt, das Dokument liegt also bereits digital vor. Dieses Automatisierungspotenzial nutzt Scheuch mit tri.fetch, dem von trisoft entwickelten Mailfetcher: E-Mails inklusive Anhang werden in einem eigens für Rechnungen und Lieferscheine eingerichteten Postfach in einem festgelegten Intervall abgerufen und automatisch an IRISXtract übergeben, wo der Datenabgleich beginnt. Schlussendlich werden die Mails in einen Archivbereich verschoben, wo sie für allfällige Unklarheiten aufbewahrt werden.

Verlässliche Bestandsdatenübernahme aus den File-Servern

Die einfache Übernahme von Bestandsdaten in PRO.FILE war für Scheuch ein weiterer Pluspunkt. trisoft hat hierfür ein statistisches Verfahren mit Fuzzy-Logik entwickelt, über welches hunderttausende Dokumente quasi über Nacht mit hoher Verschlagwortungsqualität in das neue DMS übernommen werden. Mit einer Trefferquote von über 90 Prozent wurden auftragsbezogene, unstrukturierte Altdaten aus den File-Systemen importiert, richtig verschlagwortet und für die spätere Recherche oder Bearbeitung bereitgestellt.

Für die Recherche der abgelegten Dokumente nutzt Scheuch das browserbasierte Produkt triView von trisoft. Damit können die Beschäftigten über beliebige Systeme jederzeit Abfragen in Richtung DMS starten, ohne ihre gewohnte Hauptanwendungsoberfläche verlassen zu müssen. Der Einkäufer etwa arbeitet in seiner Bestellübersicht im ERP und kann sich über einen Button alle Bestellungen oder andere zum Auftrag gehörende Dokumente aus PRO.FILE via triView anzeigen lassen.

Geschäftsverkehr läuft immer stärker per E-Mail ab, auch bei Scheuch. Anno dazumal löste das Unternehmen sein Lotus-Notes-System durch Microsoft Outlook und Exchange ab. trisoft hat im Zuge der Altdatenmigration die als NSF-Files gespeicherten E-Mail-Ablagen aus Lotus Notes separiert und nach PRO.FILE übertragen. Damit konnten die Anwender über das DMS jede einzelne alte E-Mail zu einem Geschäftsvorfall recherchieren. Der Scheuch Group sparte das damals teuren Speicherplatz auf dem Exchange Server, der zugleich entlastet wurde, weil er nur noch als Transport- und Autorensystem verwendet wird. Auch heute werden wesentliche E-Mails aus Outlook zur Dokumentation im DMS archiviert.

Über die Scheuch Group

Der Familienbetrieb Scheuch hat sich zum Ziel gesetzt, mit Technologien zur Luftreinhaltung nachhaltig zum Schutz der Erde beizutragen. Seit mehr als einem halben Jahrhundert arbeitet das oberösterreichische Unternehmen an der Senkung von Feinstaub- und Schadstoffemissionen im industriellen Sektor sowie an der Reduktion von Schall und Gerüchen. Absaugung, Entstaubung, Förderung, Rauchgasreinigung und Anlagenbau: Als Anlagenbauer deckt das Unternehmen das gesamte Leistungsspektrum von Verkauf, Projektmanagement, Konstruktion, Forschung und Entwicklung, Fertigung, Montage, Inbetriebnahme und After-Sales-Service selbst ab. Heute gilt die Scheuch Group mit über 1.400 Mitarbeitern und Niederlassungen auf der ganzen Welt als international führendes Technologieunternehmen.