Beim international tätigen Maschinenbauer Komptech hat trisoft eine umfängliche DMS-Lösung eingeführt, die sich besonders gut für die Verwaltung technischer Dokumente eignet. Aber nicht nur dafür: Mit PRO.FILE wurde ein zentraler Pool für Schriftstücke aller Abteilungen aus mehreren Ländern geschaffen, weit über die reine Ablage von CAD- und technischen Daten hinaus.

Eine verstreute Ablage, zusammengeführt in einer Maschinenakte

Als die Steiermark 1992 die getrennte Sammlung von Bioabfällen einführte, begann die Erfolgsstory der Komptech GmbH. Der Maschinenbauer aus Frohnleiten entwickelte den ersten Topturn, eine Kompostwendemaschine, und ist heute führender internationaler Technologieanbieter von Systemen für die mechanische und biologische Behandlung fester Abfälle und die Aufbereitung holziger Biomasse - mit 650 Beschäftigten, einer Produktpalette von über 30 Maschinentypen und mehr als 3.000 Kunden in knapp 60 Ländern.

Rund 500 Maschinen, von der Kleinserie bis zur Einzelfertigung, fertigt Komptech pro Jahr an seinen drei Produktionsstandorten in Österreich, Deutschland und Slowenien. Jede von ihnen durchläuft über ihren Produktlebenszyklus hinweg - von der Konstruktion über die Fertigung bis zum Service- und Wartungsprozess - mehrere dieser Standorte. In jeder Phase entstehen neue Begleitdokumente: Konstruktionszeichnungen, Fertigungsprotokolle, QM-Berichte, Datenblätter, technische Dokumentationen, Serviceberichte. Die einzelnen Abteilungen speicherten sie früher bei sich vor Ort in ihrer eigenen Ordnerstruktur ab.

„Eine verstreute Ablage, die wir an einer Stelle in einer zentralen Maschinenakte zusammenführen wollten", erzählt Walter Prügger, IT-Manager bei Komptech. Dokumentenmanagementsysteme sind die passende Produktkategorie dafür, und von ihnen gibt es zahlreiche am Markt. Nach ausführlicher Evaluierung entschied sich Komptech für PRO.FILE und den österreichischen Implementierungspartner trisoft. „Hauptgrund war für uns die Fähigkeit des Systems, technische Strukturen abzubilden", so Prügger. Aus ebendiesem Grund arbeiten bereits zahlreiche andere Maschinen- und Anlagenbauer mit der Software - eine Referenzliste, die Komptech zusätzlich überzeugte.

Sauberer Start durch ordentliche Klassifizierung der Bestandsdokumente

Im Rahmen eines zweitägigen Workshops mit trisoft verschaffte sich das IT-Team bei Komptech zunächst einen Eindruck vom Look and Feel der Software. Vor ihrer Inbetriebnahme überführten die Fachleute von trisoft alle Bestandsdokumente aus den bestehenden lokalen Verzeichnissen und Exchange-Ordnern in das neue DMS.

„Hierbei hat trisoft seine große Expertise bei der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten bewiesen. Diese lagen zuvor größtenteils unstrukturiert vor, unsere Quellsysteme waren hier nicht optimal gepflegt", erzählt Walter Prügger. Ganz wesentlich ist bei solchen Arbeiten die richtige Verschlagwortung. Klassifizierungsrichtlinien und ein Regelwerk dafür gab Komptech vor, deren Ausarbeitung und saubere Überführung nach PRO.FILE oblag dem IT-Partner. So gelang mit der initialen Urladung der bestehenden Dokumente ein sauberer Start mit dem neuen DMS. Auf die bestehenden File-Server haben die Beschäftigten seitdem nur noch Lesezugriff.

Drehscheibe zwischen CAD und SAP

Die zentrale Ablage der Dokumente war das vorrangige Ziel des Unternehmens. So ist das System mittlerweile zur Datendrehscheibe geworden, die an verschiedene andere Systeme andockt:

  • ModelManager, das PDM-System der bei Komptech verwendeten CAD-Software PTC Creo Elements. Mangels einer direkten Kopplung zwischen PRO.FILE und Creo werden Konstruktionszeichnungen (als DXF und/oder PDF) und ihre Begleitdokumente wie Stücklisten nach ihrer Freigabe zunächst im ModelManager gespeichert und gelangen anschließend per XML-Schnittstelle in das DMS.
  • Die ERP-Landschaft. Zum Zeitpunkt der DMS-Einführung gab es an den drei Standorten noch vier verschiedene ERP-Systeme; diese hat trisoft zum Zweck der Belegarchivierung mit dem DMS verknüpft. Mittlerweile wurde die ERP-Landschaft auf SAP vereinheitlicht.

Das CAD-System schreibt Stammdaten in das DMS, welches sie für verschiedene Werke bzw. Werkssichten aufbereitet und an SAP übergibt. Unterschiedliche Teilestamm-Informationen werden um verschiedenste Attribute erweitert und dann nach bestimmten Regeln in die drei Werke in SAP eingesteuert. Dadurch bleibt der Wartungsaufwand in SAP sehr gering. Vom ERP-System wiederum gelangen Informationen über das DMS zurück ins CAD-System - eine bidirektionale Schnittstelle.

Alle Abteilungen arbeiten mit der Software, insgesamt gibt es 380 User. Workflowfunktionalitäten von PRO.FILE werden auch für Urlaubs- und Investitionsanträge genutzt: Diese werden im DMS erstellt und innerhalb der Software an die verschiedenen Personen geroutet.

Projektstrukturen im DMS verwalten

Die Abbildung technischer Strukturen im DMS - also Baugruppenhierarchien und Teilestamminformationen - ist für Komptech eine große Hilfe im Arbeitsalltag. Wer in SAP eine Bestellung aufgibt, kann sich aus PRO.FILE über Web-Schnittstellen die dafür benötigten Dokumente abrufen, etwa Fertigungsunterlagen oder Datenblätter zu einzelnen Artikeln und Materialien, und diese an die Bestellung anhängen. Um eine bestimmte Baugruppe zu fertigen, kann man sich vom System alle dafür erforderlichen Fertigungsunterlagen zusammenstellen lassen, bis auf die Ebene von Einzelteilen. Erst die Abbildung technischer Strukturen macht das möglich.

In PRO.FILE wurden außerdem realisiert:

  • eine Transportdatenbank für die Logistik,
  • die Möglichkeit, Service-Ersatzteilaufträge zu verwalten, und
  • das Speichern von Fotos und Videos - hierfür hat trisoft ein Modul zum einfachen Ablegen per Drag and Drop für die Produktionsabteilungen programmiert.

„Mit PRO.FILE müssen wir nicht mehr wissen, wo man welches Schriftstück suchen muss. Man gibt in der Suchmaske einfache Kriterien wie Name, Dokumententyp, Auftrag oder Artikel ein und erhält das Dokument angezeigt, ohne sich noch durch verzweigte File-Strukturen klicken zu müssen", sagt Walter Prügger.

Teilprojekte halten das Projekt am Laufen

„Unser IT-Partner trisoft hat sich insgesamt als sehr flexibel erwiesen - ein Dienstleister mit Handschlagqualität, der immer bereitsteht, wenn es einmal brennt", sagt Prügger. Auch Teilprojekte hat trisoft umgesetzt, die primär gar nichts mit dem DMS zu tun haben. Zum Beispiel werden Fertigungsunterlagen oder Konstruktionszeichnungen für Normteile automatisiert über PRO.FILE generiert, allein aus den Metadaten. Das ist hilfreich, wenn es für ein Teil in der Konstruktion keine Fertigungszeichnung gibt, weil sie zu aufwändig zu erstellen wäre: Über das DMS kann nun automatisiert angestoßen werden, dass zu diesem Normteil Fertigungsunterlagen angefertigt werden.

Teilvorhaben wie diese sind es, die das DMS-Projekt am Laufen halten. Sie sorgen für eine mittlerweile über viele Jahre kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Komptech und trisoft.

Über Komptech

Komptech ist ein führender internationaler Technologieanbieter von Maschinen und Systemen für die mechanische und biologische Behandlung fester Abfälle und für die Aufbereitung holziger Biomasse als erneuerbarer Energieträger. Die Produktpalette umfasst mehr als 30 unterschiedliche Maschinentypen, die die wesentlichen Verfahrensschritte moderner Abfallbehandlung abdecken: Zerkleinerung, Trennung und Separation sowie biologische Behandlung. Die Anwendungsbereiche reichen von der Kompostierung und Vergärung über die Biomasseaufbereitung, die mechanisch-biologische Abfallbehandlung und die Aufbereitung von Ersatzbrennstoffen bis zur Altholzaufbereitung.