Digital Elektronik leitet den Engineering Change ein: Produktänderungsdokumentation mit PRO.FILE

Eingeführt und an die Unternehmensanforderungen angepasst hat das System trisoft - und unterstützt auch bei dessen weiterem Ausbau.

Vom abgrenzbaren Prozess zum unternehmensweiten System

Angela und Richard Auer gründeten 1978 Digital Elektronik in der Stadt Salzburg. Seither ist das Unternehmen auf über 450 Beschäftigte an drei Standorten gewachsen. Als lebendiges Unternehmen ist Digital Elektronik permanenten Änderungen unterworfen. Das Kapitel PRO.FILE hat es im Jahr 2017 aufgeschlagen, beginnend mit der Eingangsrechnungsverarbeitung - ein abgrenzbarer Prozess, über den man die Software gut kennenlernen kann. trisoft war von Anfang an Implementierungspartner in diesem Projekt.

„Die Software bot uns viele neue Chancen, insbesondere was ihre Fähigkeiten als Dokumentenmanagementsystem angeht", erklärt Dipl.-Ing. Barbara Schmid, bei Digital Elektronik zuständig für Prozess- und Organisationsentwicklung. So wurde PRO.FILE zunächst als reines DMS eingeführt; bis dahin wurden Dokumente auf dem Netzwerk abgelegt. Zwei Jahre später löste das Unternehmen damit auch das Vorgänger-PDM-System des CAD-Herstellers ab. „Die Idee, PRO.FILE parallel zum DMS auch als PDM-/PLM-Lösung zu nutzen, versprach eine viel stärkere Integration in alle weiteren Unternehmensanwendungen."

Direkte Verknüpfung mit allen Unternehmensbereichen

Anders als das Vorgänger-PDM ist PRO.FILE keine Insellösung mehr, mit der ausschließlich die Entwicklung arbeitet, sondern kommt im gesamten Unternehmen zum Einsatz. Für Barbara Schmid ist es nur folgerichtig, damit auch das Produktdatenmanagement zu organisieren: „Produktbezogen sind eben nicht nur Stücklisten und Zeichnungen, sondern auch kaufmännische Dokumente, Spezifikationen und vieles mehr. Auf diese müssen Beschäftigte aller Abteilungen jederzeit zugreifen können, und das funktioniert am besten, wenn alles in einem System abgelegt ist."

Die Hälfte aller Beschäftigten arbeitet im DMS

trisoft hat PRO.FILE dafür eng mit dem ERP-System PSIpenta gekoppelt. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen und Bestellbelege werden automatisch beim Belegdruck aus PSIpenta im DMS abgelegt, außerdem MCAD-/ECAD-Dokumente aus SolidWorks und Eagle, Zollpapiere aus dem außereuropäischen Transport sowie Arbeitsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter aus der Produktion. Letztere können anschließend über Terminals von den Beschäftigten in der Produktion aufgerufen werden. Mittlerweile haben 230 Personen aus allen Abteilungen Zugang zu den im DMS verwalteten Informationen.

Rechnungsverarbeitung läuft nun vollständig digital

Die Rechnungseingangsverarbeitung hat sich mit der Einführung von PRO.FILE und dem Belegerfassungssystem von I.R.I.S. stark verändert und deutlich beschleunigt. Zuvor war der Prozess stark papiergetrieben - sogar per E-Mail als PDF eintreffende Rechnungen wurden ausgedruckt. Heute erfasst eine OCR-Engine die Rechnungsdaten aus den eingehenden PDFs, Papierrechnungen gibt es kaum noch, und leitet sie an PRO.FILE weiter. „Dort bilden wir verschiedene Stapel für die Rechnungsprüfung: solche, die aufgrund einer zugrundeliegenden Bestellung sofort durchgebucht werden können, und solche, die geprüft werden müssen", erklärt Barbara Schmid.

Rechnungen, denen keine Bestellung in PSIpenta zugrunde liegt, werden direkt im Buchhaltungssystem angelegt, verbucht und in PRO.FILE abgeschlossen. Ab bestimmten Wertgrenzen erfolgt vor der Verbuchung noch eine Freigabe direkt durch die Geschäftsführung. Durch die PSIpenta-Kopplung werden bestellbezogene Rechnungen direkt aus PRO.FILE heraus für den Abgleich mit den Bestelldaten im Produktionsplanungssystem hinterlegt und, wenn es keine Mengen- und Preisabweichungen gibt, gleich zur Verbuchung weitergeleitet. Bei rund 30 Prozent der Rechnungen ist eine Prüfung notwendig; von diesen Prüfungen entfallen drei Viertel auf das Warten auf die Zubuchung der geprüften Ware, nur ein Viertel sind tatsächliche Mengen- und Preisabweichungen.

Ziel ist ein geführter, gelenkter Änderungsprozess

In enger Abstimmung über die einzelnen Prozessabläufe passen trisoft und Digital Elektronik das System an die individuellen Anforderungen des Unternehmens an, und zwar vom ersten Tag an bis heute. Es ist ein fortlaufendes Projekt, um den „Engineering Change" im Unternehmen weiter voranzutreiben: Sukzessive wird ein geführter Änderungsprozess mit PRO.FILE eingeführt. Der erste Schritt dahin war es, die bereits im System durch die Beschäftigten vorgenommenen Änderungen unterstützt zu dokumentieren und damit zusätzlichen manuellen Aufwand für transparente und nachvollziehbare Produktänderungen zu reduzieren. Dieser Teilabschnitt ist mittlerweile abgeschlossen.

„Wir nutzen PRO.FILE-Dokumente, um Änderungswünsche und -anforderungen an unsere Produkte zu erfassen", sagt Barbara Schmid. „Welche End-of-Life-Teile müssen ersetzt werden? Bedarf es dazu einer Kundenfreigabe? Auf Basis dieser dokumentierten Anforderungen entscheiden wir, ob eine Änderung durchgeführt werden soll, und hinterlegen im System zur Nachvollziehbarkeit eine Änderungsdokumentation."

Stand Oktober 2023 wurden in PRO.FILE bereits knapp 1,8 Millionen Dokumente geführt, und es werden laufend mehr.

Über Digital Elektronik

Digital Elektronik entwickelt und produziert Elektronik, Mechanik sowie die zugehörige Software gesamtheitlich und ist seit über 40 Jahren Spezialist in der digitalen Gerätefertigung. Produkte des Unternehmens finden unter anderem in Parkanlagen, Casinos oder Operationssälen Anwendung - egal ob auf 600 m Höhe als Beleuchtung der größten Uhr der Welt in Mekka oder als Sensorsystem für hochpräzise Antriebe. Im Vordergrund stehen immer Leistungsfähigkeit, Qualität und Langlebigkeit.