Digital Mailroom: 8 Fragen - 8 Antworten

Frage 1: Was versteht man unter dem Buzzword „Digital Mailroom"?

Unter dem Begriff wird die Automatisierung des Posteingangs in einem Unternehmen an einer zentralen Stelle verstanden. Dazu wird Software und Hardware wie beispielsweise Scanner eingesetzt. Das bringt vor allem zwei Vorteile mit sich und ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur digitalen Organisation: Erstens nimmt die sogenannte Zettelwirtschaft unmittelbar und drastisch ab. Zudem verbessert sich der Überblick über die Dokumentenstruktur im Unternehmen erheblich.

Frage 2: Auf welcher Software basiert die Umsetzung eines Digital Mailrooms?

trisoft ist langjähriger I.R.I.S.-Partner und implementiert die Software IRISXtract™. Unsere Kunden verarbeiten damit bereits heute österreichweit knapp eine halbe Million A4-Seiten pro Jahr, wobei der Großteil davon im Bereich Eingangsbelege – Rechnungen und Lieferscheine – anfällt.

Frage 3: Wie beurteile ich als Entscheiderin oder Entscheider im IT-Bereich, ob ein Digital Mailroom für mein Unternehmen sinnvoll ist?

Der beste Weg, um die Sinnhaftigkeit solcher Lösungen für das eigene Unternehmen zu hinterfragen, ist, mit den aktuell mit der Eingangsbeleg-Verarbeitung betrauten Personen zu sprechen. Befragen Sie die Zuständigen, wie Klassifizierung, Priorisierung und die Prozesse im Allgemeinen gegenwärtig vonstattengehen.

Es ist anzunehmen, dass sich schnell zeigt, dass hier einiges an menschlicher Arbeitszeit hineinfließt, die dank automatisierter Prozesse sinnvoller und effizienter eingesetzt werden kann. Es gilt zu bedenken: weil man es immer schon so gemacht hat, muss es nicht für immer so bleiben.

Frage 4: Welche konkreten Maßnahmen sind bei einem Einführungsprojekt erforderlich?

Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Kanäle parallel zu überwachen. Für den analogen Posteingang wird empfohlen, das Papier so früh wie möglich zu scannen und sich auf den Inhalt zu konzentrieren.

Bei digitalen Kanälen wie E-Mail oder Web-Upload ist eine Grundklassifizierung häufig bereits vorhanden, wie es beispielsweise bei Eingangsrechnungs-Postfächern der Fall ist. Im nächsten Schritt werden die Rechnungen von den Anhängen getrennt. Diese Bereiche werden im Vorfeld einer detaillierten Analyse unterzogen, um sie für ein Umsetzungsprojekt präzise zu spezifizieren.

Frage 5: Wie kann ein Digital Mailroom in ein bestehendes DMS- bzw. PDM-System integriert werden?

Mit PRO.FILE als DMS^tec erhalten Sie auch den optimalen Dokumentenspeicher für vorklassifizierte Dokumente. Die extrahierten Informationen können automatisch in intelligente Strukturen überführt werden. Beispielsweise lässt sich auf Basis einer Konstruktionszeichnung eines Artikels, der fremdgefertigt wurde, der Lieferschein mit dem dazugehörigen Werkstoffzertifikat verknüpfen und wiederfinden. Andererseits behält ein Dokumentenmanagementsystem wie PRO.FILE stets die Hoheit über Dokumente und gibt idealerweise nur Metadaten und Referenzen auf das Dokument an Drittsysteme weiter.

Frage 6: Ist eine Posteingangsstelle auch für ein KMU eine geeignete Lösung?

In kleineren Unternehmen ist das Thema der eingehenden Post im Laufe der Zeit nebenbei mitgewachsen und hängt meist noch in Form von undokumentierten Prozessen an einzelnen Personen. Im Rahmen der Einführung einer digitalen Posteingangsstelle ist es erforderlich, das vorhandene Wissen zu dokumentieren und zu strukturieren. Neben der Klärung rechtlicher Rahmenbedingungen besteht etwa die Möglichkeit, die klassische Briefpost an externe Partner umzuleiten, welche daraus ein digitales Dokument erstellen. Grundsätzlich sind die Software-Lizenzmodelle so flexibel, dass sich auch bei geringen Mengen verarbeiteter Dokumente eine schnelle Amortisation einstellt.

Frage 7: Handelt es sich um eine Standardsoftware, die installiert wird?

Eine Standardsoftware, die alle Aspekte eines über Jahre gewachsenen Posteingangs abbildet, ist nicht verfügbar. Unsere Lösungskombination mit OCR und DMS^tec – die Text- und Inhaltserkennung in Kombination mit einer sicheren Ablage – bietet Ihnen sehr gute Konfigurationsmöglichkeiten. So kann ein leistungsstarker digitaler Posteingang auch ohne Individualentwicklung durch Beratung und Anpassung umgesetzt werden.

Frage 8: Welches Ziel wird mit dem Projekt verfolgt?

Die Digital-Mailroom-Lösung von I.R.I.S. und PRO.FILE als DMS^tec bietet Ihnen eine hochanpassbare Softwarekombination, die schnelleres und smarteres Arbeiten ermöglicht. Sie behalten von Anfang an die Kontrolle über die unternehmenskritischen Dokumente. Die gesteigerte Produktivität Ihrer Mitarbeiter wird Ihren Kunden und Lieferanten schnell auffallen. Das führt zu einer Steigerung der Zufriedenheit aller Beteiligten.