Bestandsdatenübernahme als Schlüssel zum Erfolg

Auf dem Fileserver befinden sich CAD-Daten und allgemeine Dokumente wie Datenblätter, Verträge, Angebote sowie Kalkulationen. Es ist wahrscheinlich, dass sich darunter auch einige Dubletten befinden. Ebenfalls zu berücksichtigen sind E-Mail-Korrespondenzen in persönlichen oder öffentlichen Ordnern. Und es besteht die Möglichkeit, dass ein ERP-System genutzt wird, aus dem Stammdaten verwendet werden sollen.

Zu klären ist, welche dieser bestehenden Daten in das neue PDM-System bzw. DMS^tec übernommen werden sollen. Oder besteht sogar die Möglichkeit, Daten aus einem bereits vorhandenen System zu migrieren? Des Weiteren ist zu klären, ob im neuen System Stammdaten aus dem bestehenden ERP genutzt werden sollen.

CAD-Daten

CAD-Daten sind oft in einem inkonsistenten Zustand. Das führt dazu, dass das CAD-System Baugruppen nicht fehlerfrei öffnen kann, weil bestimmte Dateien, die von einem Konstrukteur oder einer Konstrukteurin möglicherweise lokal abgelegt wurden, nicht zugänglich sind.

Eine Bereinigung der CAD-Daten sowie der Export in einen Filesystembereich sind erforderlich, damit sich die Baugruppen von einem Neutralrechner öffnen lassen. Es ist sicherzustellen, dass jederzeit auf Referenzen zugegriffen werden kann. Im nächsten Schritt werden die Baugruppen mithilfe von Importroutinen in das PDM-System importiert. Der Prozess ist zeit- und ressourcenintensiv, da das Importtool das CAD-System verwendet, um jede Baugruppe zu öffnen und in das PDM-System einzuchecken. Im Anschluss werden alle Baugruppen und die dazugehörigen Dateien geöffnet und gespeichert. Ist dieser Prozess abgeschlossen, können die Konstrukteure und Konstrukteurinnen mit „sauberen" Baugruppen weiterarbeiten.

Selbstverständlich gibt es auch Unternehmen, bei denen bereits ein PDM-System im Einsatz ist und abgelöst werden soll. In diesem Fall werden die CAD-Daten zunächst in einen Filesystembereich exportiert. Auch hier ist eine Prüfung der Daten auf Korrektheit sowie die Sicherstellung der Öffnungsfähigkeit der Baugruppen, Modelle und Zeichnungen im CAD-System erforderlich.

Allgemeine Daten auf Fileservern

Im Gegensatz zu CAD-Daten sind hier andere Anforderungen zu berücksichtigen. Es handelt sich um eine Vielzahl unterschiedlicher Office-Dokumente, darunter Word-, Excel- und PDF-Dateien sowie gescannte Dokumente.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Dokumente weitestgehend selbstständig gültig sind. Es gibt also keine Verlinkungen oder Referenzen zu anderen Dokumenten. Die Dokumente liegen in mehr oder weniger intelligent strukturierten Ordnern.

Eine weitere Herausforderung stellen Dubletten und Versionen dieser Dokumente dar. Dubletten befinden sich häufig als 1:1-Kopien in unterschiedlichen Ordnern. Die Datenanalyse zeigt, dass ein und dasselbe File – binär identisch – bis zu hundertfach in verschiedenen Ordnern im Unternehmen vorhanden ist. Infolgedessen ist zu entscheiden, wie mit diesen Dubletten beim Import zu verfahren ist: Sollen sie gelöscht werden, oder ergeben sie möglicherweise doch einen Sinn? Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage. Grundsätzlich ist das Ziel in einem DMS^tec, ein Dokument auch nur einmal abzulegen.

Welche Qualität kann nun von einem Dokumentenimport erwartet werden? Ein weiteres Ziel beim Import ist die sinnvolle Klassifizierung der Dokumente. Um welchen Dokumenttyp handelt es sich – Rechnung, Datenblatt, Bestellung, Korrespondenz? Kann das Dokument einem Kunden bzw. Auftrag zugeordnet werden? In welchem Zeitraum wurde es erstellt?

Bei trisoft wird ein intelligentes, lernfähiges Tool eingesetzt, um den Urheber des Dokuments zu ermitteln. Auf Basis von Wahrscheinlichkeiten werden beschreibende Metadaten aus dem Filenamen, den Extensions und den Verzeichnispfaden mit sehr hoher Treffsicherheit gefunden. So ist es beispielsweise möglich, Versionsketten von mehreren Dateien automatisch zu erstellen, die die Historie des Entwicklungsprozesses eines Dokuments dokumentieren. Infolgedessen erscheint das Dokument im DMS^tec nur noch einmal – wobei jederzeit die Möglichkeit besteht, auf historische Versionen zuzugreifen.

Das Importtool ist in der Lage, innerhalb kürzester Zeit eine große Anzahl von Dokumenten zu importieren und dabei automatisch die im DMS^tec erforderlichen Metadaten zu generieren. Nach einem solchen Import werden die Fileserver auf „read only" gestellt oder der Zugriff darauf wird für die Anwender und Anwenderinnen gesperrt. Die Erfahrung zeigt, dass die Nutzerinnen und Nutzer nach der Übernahme der Dokumente sehr schnell mit dem neuen System arbeiten können. Eine wesentliche Voraussetzung ist jedoch eine hohe Qualität der Metadaten bei der Übernahme.

E-Mails

Das dritte große Thema sind E-Mails, die auf Exchange-Servern gespeichert werden. Der Microsoft Exchange Server ist bei den meisten Unternehmen im Einsatz und wird – mit ihm die öffentlichen Ordner – vielfach als Storage- oder Mailverwaltungssystem eingesetzt. Für diese Anforderungen ist er jedoch nicht optimal geeignet. Ebenso häufig handelt es sich bei E-Mails um Aufträge, Auftragsbestätigungen, Dokumentationen, Spezifikationen oder Änderungsanträge. Beim Einchecken von E-Mails aus Outlook in das DMS^tec wird das .msg-File vom Exchange Server entfernt. Das führt letztlich auch zu einer Entlastung des Exchange Servers.

Wie ist mit den historischen E-Mails auf dem Exchange Server zu verfahren? Auch an dieser Stelle besteht die Möglichkeit, Mails „im Bulk" in das DMS^tec zu übernehmen, wie es bereits bei den allgemeinen Office-Dokumenten der Fall ist. Aufgrund von Verteilerlisten und damit einhergehenden vielen Dubletten ist auch hier eine Vorgehensweise festzulegen.

Stammdaten aus dem ERP-System

Zu den wertvollsten Datenpools zählen Datenbanken und Systeme wie das ERP-System. Insbesondere Artikel – auch Material, Teile oder ähnliche Objekte genannt – sind aufgrund ihrer Stammdaten von großem Interesse.

Bei einer ersten Betrachtung scheint es sich um eine Aufgabe zu handeln, die kaum zu bewältigen ist. Es ist deshalb von essentieller Bedeutung, ein PDM-System bzw. DMS^tec zu nutzen, das die Bestandsdaten mit höchstmöglicher Qualität übernimmt. Von entscheidender Relevanz ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner, der Sie bei diesem Projekt kompetent unterstützt.

PRO.FILE verfügt ebenfalls über Kenntnisse zu Teilen bzw. Artikeln und ist somit in der Lage, mit dem ERP-System auf Augenhöhe zu kommunizieren. Es hat sich als bewährte Vorgehensweise etabliert, das PDM-System bzw. DMS^tec stets mit dem ERP zu koppeln. Vor dem Echtstart des Systems ist das Urladen aller Artikel jedoch zwingend erforderlich. Die trisoft Importtools bieten zudem die Möglichkeit, Dokumente mit den Artikeln zu verknüpfen. Das betrifft neben den 3D- und 2D-Dateien sowie Baugruppen auch allgemeine Dokumente wie Datenblätter.

Bei allen Arten der Datenübernahme wird stets Rücksicht auf die feinmaschigen Berechtigungsmöglichkeiten genommen und die Berechtigungen der ursprünglichen Ablageorte bzw. Systeme berücksichtigt.

Fazit

Die Übernahme der Bestandsdaten aus unterschiedlichen Quellen in ein PLM-, PDM- oder DMS^tec-System mit PRO.FILE durch trisoft erfolgt mit einer sehr hohen Qualität und Treffsicherheit. Das zielgenaue Wiederfinden von Daten und Dokumenten wird ab dem ersten Tag der Nutzung von PRO.FILE die Arbeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen erheblich erleichtern. Die Akzeptanz des Systems ist von Anfang an gegeben, da alle Anwender und Anwenderinnen die für ihre tägliche Arbeit benötigten Dokumente von Beginn an zur Verfügung haben. Somit hat sich die Investition gelohnt.